台風の影響で飛行機に間に合わなかった話

少し前に台風の影響により交通網が死んでいた時の話です。
当時、移動をどう頑張っても飛行機の最終チェックイン時間にも余裕で間に合わないレベルだったので、
問い合わせ窓口へ電話を掛けて飛行機を振り替えていただいたときの体験記です。

‐目次‐

ルフトハンザの問い合わせ窓口へ電話
ホテルへの到着遅延の連絡
1. 変更のお願いのメール（テンプレート）
2. ホテルからの返信文
最後に

ルフトハンザの問い合わせ窓口へ電話

羽田空港にもいけない状況なので、まずは電話です。
とりあえず、電話を掛けて相談しましょう。

当然みんなが電話を掛けるので、非常に混んでいます。
15～20分ぐらい待ってようやくつながりました。
電話を取ってくれた受付の方は、かなり疲れたような方でした。

そりゃそうですよね。
何十という電話受けて疲労していますし、その中では高圧的な人もいるのでしょう…
テレアポは精神持っていかれますからね…

「えーっと、、、これは、どうしようかな…」という感じで、
かなりお疲れの様子で思考スピードも落ちている感じでした。
非常に交渉するのは辛かったのですが、私には現地に待つドイツ人の為にも行く必要がありましたので、
何とかお願いできないですか…と丁重にお願いしました。

聞かれたこととしては、

今どこにいるか、そのまま羽田に来るか？

希望としては今日の便にしたいか？明日でもよいか？

今日の便にするなら予約をすぐに変えれば行けそうだが、どうするか？

明日の便でもすぐ予約変えれば大丈夫そうだがどうするか？

今回は台風が原因ということで特別対応ということで振り替えていただきました。
ご厚意に感謝しつつ、有り難く乗りたいと思います。

これ、普通に変えてくれるだろうと高飛車に行った日には、
「公共交通機関で羽田に来れないのはお客様都合ですよね。ありがとうございました。」
と却下されても文句は言えません。
丁寧に優しく相談するようにお願いしましょう。

海外でもこういうのが求められるのでしょう。
グイグイ行くのも大切だと思いますけどね。

その他、電話で変更せずに直接カウンターに行って、
「もう乗る！！頼むから乗せてくれ！！」というのも手としてあるらしいです。
かなり強引ですが、切羽詰まっている時などは…まあ、そういう手段もありなのかもしれません。

さて…
飛行機が遅れると必然として宿泊も遅れます。

ホテルへの到着遅延の連絡

この度はEmpire River Side Hotel（エンパイアリバーサイドホテル）に宿泊なのでそちらにも連絡が必要です。
電話よりもメールのほうが確実にやり取りできるので、メールです。
（言葉だと伝達不足があった時も不安ですし、時差的な意味でも）

英語での変更のお願いのメール（例）は下記のような文章でOKだと思います。

変更のお願いのメール（テンプレート）

Dear person in charge of reservation,

My name is ****** who has made a reservation and received confirmation.
I am so sorry to inform you, but the transportation was stopped by the typhoon and I could not go to Germany.
So is it possible to change the details of my reservation?
If so, please change from my current details of my reservation:

Date of Check In:Sep.**,20**
Date of Check Out:Sep.**,20**
Stay the Night:6 nights
TO:
Date of Check In:Sep.**,20**
Date of Check Out:Sep.**,20**
Stay the Night:5 nights
Name:****** (Mr. or Ms.)
Booking Number:: ERH*********
Tel:81-
Email :
And can you notify me when changes have been made?
Thank you very much.

これに対しては、

丁寧にありがとうね。
貴方との新愛のしるしにキャンセル代金は無しにしてクレジット請求変えとくね。

と、連絡が来てました。

ホテルからの返信文

Dear ******,
thank you for your kind mail.
As a gesture of goodwill, we have cancelled the first night of your booking free of charge.

The amount of EUR 000,00 charged to your credit card for the first night has just been refunded.
Have a pleasant day – best regards from Hamburg,

こんな感じ。
意外とあっさりな応対でしょう。

これで延着の予約処理が終わりました。
残りは私の場合、現地にいるドイツ人に
「台風で遅れるけど、明日着くからね。今の所サポートは大丈夫です。また連絡するね」
とメールぶん投げるだけです。

簡単ですが体験談でした。